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3 Wochen Urlaub als Selbständiger – mit dieser Urlaubs-Checkliste kein Problem

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Eine der angenehmen Seiten einer Festanstellung sind die 5-6 Wochen bezahlter Urlaub im Jahr. Aber Urlaub als Selbstständiger? „Das kannste vergessen!“ denken noch immer viele. Die letzten drei Wochen war hier im Blog Pause. Nicht weil ich keine Ideen mehr habe, sondern weil ich am anderen Ende der Welt war: In der Heimat meiner Frau, Peru.

Und das will ich heute auch dir empfehlen: Gönn dir regelmäßige Auszeiten und schrecke auch nicht vor einem langem Urlaub zurück, wenn du selbständig bist. Wenn dir dabei der Sinn nach Abenteuer, einer unendlichen Vielfalt an unberührter Natur und einer der besten Küchen der Welt steht, dann kann ich dir auch Peru nur ans Herz legen.

Eine Urlaubs-Checkliste für Selbständige

Schon bevor ich die Flugtickets gekauft habe, spukten in meinem Kopf zahllose Ideen, wie ich mein Business auf den Urlaub vorbereite. Peru als Reiseziel stand schon lange fest. Dabei sollte meine Frau genug Zeit bei Ihrer Familie verbringen können und wir zusammen auch die Gelegenheit haben, das Land zu entdecken. Ausserdem reist man nicht ans Ende der Welt für lediglich 1-2 Wochen.

Am Ende sollten es 25 Tage werden. Doch mehr als 3 Wochen Urlaub bedeutet als Selbstständiger oft auch kein Einkommen in dieser Zeit, möglicherweise verpasste Aufträge und in meinem Fall auch Stillstand im Blog. Wenn du im Team gründest oder Angestellte hast, gibt es noch immer jemanden, der das Geschäft weiter führt. Als Einzelkämpfer oder Freiberuflicher wie ich, hast du diesen Luxus jedoch nicht.

Dennoch gilt für uns Selbstständige:
Der einzige, der deinem verdientem Urlaub im Weg steht, bist du!

Es ist lediglich eine Sache der richtigen Vorbereitung. Trotz monatelanger Planung und sorgfältiger Überlegung ging auch bei mir am Ende alles drunter und drüber. Meinen Abschieds-Newsletter an meine Stammleser habe ich erst beim Zwischenstopp in Sao Paolo geschrieben. Trotzdem ist die Strategie aufgegangen:

In meiner Mailbox fanden sich über 500 E-Mails. Davon waren 12 Wünsche für eine gute Reise, lediglich 5 wichtige Nachrichten und 0 dringende Anfragen. Der Rest: Unwichtig! Und mein Handy stand bis einen Tag vor der Rückkehr die ganze Zeit still. Ich bin selbst überrascht.

Aus meinen Erfahrungen habe ich eine Urlaubs-Checkliste für Selbstständige erstellt, welche Vorbereitungen für einen langen Urlaub wichtig sind. Hier sind meine Tipps für einen perfekten Urlaub – trotz Selbstständigkeit.

Die Urlaubs-Checkliste für Selbständige herunterladen:
[als Microsoft Excel] / [als PDF]

1. Die ideale Zeit für den Urlaub wählen

Wann ist die ideale Zeit für den Urlaub? Vermutlich nie. Egal, wann du deinen Urlaub planst, es gibt immer Komplikationen.

Ich habe oft den Tipp gehört, dass man sich Zeiten aussuchen sollte, in denen saisonbedingt in der Regel wenig los ist. Wenn du jedoch neu im Geschäft bist, fehlt dir in den ersten Jahren die Erfahrung, wann das ist.

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, nimm dir die Weihnachtszeit frei. Hier ist in den meisten Firmen Ruhe. Oftmals gibt es auch ein oder zwei Highlights im Jahr, die für dein Geschäft besonders wichtig sind, zum Beispiel Messen oder ein wichtiges Datum. Während die Zeit davor meist stressig ist, kehrt danach oft Ruhe ein, die sich gut für einen Urlaub eignet.

Falls du es gar nicht weist: Plane einfach deinen Urlaub, wann du ihn am nötigsten brauchst. Es gibt immer einen Kunden, der gerade dann ein wichtiges Projekt durchführen möchte. Mit der richtigen Planung gelingt aber auch das.

2. Kann ich mir den Urlaub überhaupt leisten?

Drei Wochen Urlaub bedeuten als Selbstständiger oft auch drei Wochen Verdienstausfall, wenn niemand anderes das Geschäft weiter führt. Zu den 3.000 Euro Reisekosten kommen in meinem Fall also noch einmal 3.000 Euro entgangene Einnahmen. Das macht den Urlaub nach dieser Rechnung doppelt so teuer, als für Angestellte. Die bekommen ihr Gehalt auch im Urlaub ausgezahlt.

Man kann die Sache jedoch auch anders betrachten: Denn im Jahresgehalt eines Angestellten hat der Chef bereits 5-6 Wochen Urlaub mit einkalkuliert. Das solltest du auch als Selbstständiger tun: Plane deine Kalkulation nicht mit 52 Arbeitswochen im Jahr. Rechne mindestens 8 Wochen für Urlaub, Feiertage, Krankheit oder unvorhergesehene Ereignisse mit ein. Auch Monate mit schlechter Auslastung sollten dich nicht aus der Bahn werfen (siehe auch: Risiko Selbstständigkeit). Dann kannst du auch guten Gewissens in Urlaub gehen.

Der zweite Aspekt beim Urlaub ist die Zeit: Was werden wohl die Kunden sagen, wenn ich so lange weg bin? Auch ich habe mir diese Sorge gemacht. Am Ende hat sie sich als völlig unbegründet heraus gestellt. Alle Kunden hatten volles Verständnis für meinen Urlaub und sich für mich mitgefreut. Und Reiseziele sind ein schönes Thema, um sich auch auf persönlicher Ebene näher zu kommen.

Vielleicht gibt es Kunden, die ständige Erreichbarkeit und volle Aufopferung von ihren Dienstleistern erwarten. Aber sind das Kunden, mit denen du arbeiten möchtest?

3. Was bringt der Urlaub?

Aber Urlaub ist nicht nur ein Kostenfaktor. Urlaub ist auch eine Investition in dich selbst. Als Selbstständiger hast du einen kreativen Job: Du brauchst regelmäßig frische Ideen, um dein Geschäft weiter zu entwickeln. Die bekommst du aber nicht, solange du völlig Alltagsgeschäft eingebunden bist.

Der Urlaub bringt dir den nötigen Abstand, dein Geschäft aus der Vogelperspektive zu betrachten. Von hier aus erscheinen die kurzfristigen Termine und Pflichten auf einmal weit weg und du kannst wieder den Blick auf die langfristigen Ziele wenden. Ich habe mich in Peru zwar selten aktiv mit meinem Geschäft auseinandergesetzt. Aber gerade, wenn du dich mit anderen Dingen beschäftigst, arbeitet dein Unterbewusstsein weiter und produziert unerwartete Geistesblitze.

Mein wichtigstes Handwerkszeug im Urlaub war deshalb nicht der Laptop, sondern mein Notizbuch. Darin habe ich etliche Seiten mit jeder Menge Ideen gefüllt, die ich in Zukunft umsetzen möchte. Außerdem sind mir einige Zeitfresser aufgefallen, die ich reduzieren muss.

Es geht im Urlaub also nicht nur um die Erholung. Auch wenn ich nach einem Jahr dringend meinen Akku wieder aufladen musste, hat der Urlaub auch zahlreiche neue Eindrücke und Erkenntnisse gebraucht, die ich sonst nicht gehabt hätte.

4. Die Kunden über den Urlaub informieren

Ein wichtiger Zeil der Planung ist es, die Kunden über den Urlaub zu informieren. Diese Aufgabe habe ich ein wenig gefürchtet: Wie würde es wohl ankommen, wenn ich 3,5 Wochen nicht da bin?

Wie gesagt, hat mir das niemand übel genommen. Im Gegenteil: Meine Kunden hatten volles Verständnis und haben mir meine Auszeit von ganzem Herzen gegönnt. Am Ende war es eine erstaunlich angenehme Aufgabe, meine Kunden zu informieren.

Dadurch habe ich eine wichtige Erkenntnis gewonnen:

Urlaub ist eine hervorragende Gelegenheit, die Kundenbeziehung zu pflegen. Und eine Chance, auch alte Kunden erneut anzusprechen und in Verbindung zu bleiben.

Kunden, mit denen ich an aktuellen Projekten arbeite, habe ich im persönlichen Gespräch informiert. Stammkunden sogar schon Monate im voraus. Meine alten Kundenkontakte habe ich in einer Email etwa vier Wochen vor meinem Urlaub informiert.

Meine Rückkehr habe ich dann für einen erneuten Kontakt genutzt. Da ich mit allen Kunden auch eine persönliche Beziehung aufbauen möchte, habe ich in einem PDF einige Eindrücke aus Peru zusammen gestellt und per E-Mail einzeln verschickt – jeweils mit einem kurzen, personalisierten Schreiben, dass ich wieder da bin und der Akku aufgeladen ist:

Urlaubs-Checkliste: Info-Mailing für den Kunden bei der Rückkehr 1

Urlaubs-Checkliste: Info-Mailing für den Kunden bei der Rückkehr 2

Urlaubs-Checkliste: Info-Mailing für den Kunden bei der Rückkehr 3

5. Projekte abschließen oder in Ruhezustand versetzen

Wie zu erwarten, hatten einige Kunden noch Projekte, die vor meinem Urlaub abgeschlossen werden mussten. Die Wochen vor dem Urlaub waren daher ziemlich stressig.

Das Positive dabei ist jedoch, dass der Urlaub auch die Kunden diszipliniert: Mit dem Abflugtermin am 14. Oktober im Nacken, liefen die Absprachen und Ausarbeitung von Projekten sehr viel zügiger, als sonst.

Andere Projekte, bei denen keine Eile geboten war, konnte ich problemlos aufschieben. Auch hierfür hatten meine Kunden volles Verständnis. Dadurch gibt es jede Menge Anknüpfungspunkte, an denen ich nun die Arbeit wieder aufnehmen kann. Es gibt also keinerlei Leerlauf durch die Auszeit.

6. Ausreichend Puffer vor dem Urlaub einplanen

Gold wert war der Puffer, den ich vor meinem Urlaub eingeplant habe. Statt meinem Abflugtag habe ich bereits zwei Tage vorher als Urlaubsbeginn geplant. So hatte ich noch etwas Luft, um auch wirklich alle Aufgaben zu Ende zu bringen. Die Zeit war auch so knapp genug – drei Tage wären besser gewesen.

7. Eine Vertretung organisieren

Was tun, wenn doch etwas wichtiges nicht fertig wird, oder eine Anfrage rein kommt, die nicht warten kann. In dem Fall ist es gut jemanden zu haben, der im Notfall einspringt. Wer Mitgründer oder Angestellte hat, ist hier fein raus. Wer, wie ich, Einzelkämpfer ist, muss entweder auch im Urlaub vollen Zugriff auf seine Arbeit haben – was dank moderner Technik kein Problem ist.

Oder er braucht ein starkes Netzwerk, auf das er sich verlassen kann. Einer meiner Kunden hatte im Urlaub eine wichtig Messe, für die er einige Werbemittel gebraucht hat. Leider sind die Unterlagen nicht alle rechtzeitig fertig geworden. Zum Glück konnte ich die Arbeiten reibungslos an einen befreundeten Designer abgeben. Streng genommen eigentlich ein Konkurrent von mir. Aber zusammen arbeiten macht mehr Spaß.

Wichtig war, dass wir auch davor schon gemeinsame Projekte realisiert haben und ich wusste, dass ich mich auf ihn verlassen konnte. Du kannst also gar nicht früh genug damit anfangen, dein Netzwerk zu knüpfen. Nicht nur, um Kunden zu gewinnen. Wie du ein starkes Netzwerk aufbaust, findest du hier.

8. Internet und Telefonverbindung am Urlaubsort checken

Eigentlich ist es heute schon fast selbstverständlich, dass WLAN und Telefon überall zur Verfügung stehen. Das kann jedoch ziemlich teuer werden: Klär zur Sicherheit die Roaming-Gebühren für dein Zielland vor dem Abflug und vergewissere dich, dass WLAN im Hotel kein Vermögen kostet. Leider ist diese Unsitte immer noch weit verbreitet.

Zudem gibt es noch immer Gegenden auf der Welt, in denen weder das eine, noch das andere selbstverständlich sind. Wenn dein Reiseziel abgelegene Andentäler sind, bist du schon froh, ein funktionierendes Münztelefon zu finden. Für mich war daher schon vor dem Urlaub klar, dass ich zumindest längere Offline-Perioden überbrücken muss. Geschadet hat es am Ende nicht.

9. E-Mails im Urlaub checken oder nicht?

Beim Thema E-Mails checken scheiden sich die Geister. Viele möchten das im Urlaub nicht und bevorzugen die absolute Ruhe. Ich kann das gut verstehen. Wenn du dazu gehörst, solltest du dir diesen Luxus auch gönnen und eine Vertretung oder einen virtuellen Assistenten organisieren, der eingehende Anfragen beantwortet.

Ich bevorzuge es, zumindest sporadisch meine E-Mails zu checken und so auf dem laufenden zu bleiben. Das beruhigt mich mehr, als dass es mich belastet. So weiss ich, dass ich nichts wichtiges verpasse und meinen Urlaub genießen kann. Sollte eine wichtige Anfrage rein kommen, kann ich rasch antworten oder die Mail an meine Vertretung weiter leiten.

Zum Glück ist jedoch nichts Aufregendes passiert. Jedoch habe ich mir vorgenommen, in Zukunft alle Job-Daten in der Dropbox zu archivieren. So kann ich auch auf alte Daten zugreifen, wenn ein Kunde im Urlaub mal sein Logo in einem bestimmten Format benötigt, oder meiner Vertretung einen Freigabe-Link für wichtige Daten schicken.

10. Was, wenn das Telefon klingelt?

Gleiches gilt für das Telefon. Ich habe vorab mit meinen Kunden besprochen, dass ich nicht erreichbar sein werde. In Notfällen hätte ich aber das Handy meist zur Hand gehabt. Dank guter Kommunikation vor dem Urlaub, blieb es aber bis zum Schluss still.

11. Was passiert mit der Website im Urlaub?

Ein heikles Thema ist die eigene Website. Wenn du nur sporadische Änderungen machst, brauchst du dir über deine Website keine Gedanken zu machen. Bei einem Blog sieht die Sache jedoch anders aus.

Ich habe mich entschieden, auch im Blog Pause zu machen. Diese Entscheidung entstand jedoch mehr aus der Not, weil mir die Zeit gefehlt hat, um automatische Veröffentlichungen vorzubereiten. Auch die Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken standen in dieser Zeit still.

Entsprechend sind die Seitenzugriffe in den letzten Wochen um 2/3 zurück gegangen. Da ich keine Werbepartner habe, ist dieser Rückgang kein Problem. Im schlimmsten Fall habe ich ein paar Leser verloren, die glaubten, dass es nicht mehr weiter geht. Ich rechne jedoch damit, dass die Seitenzugriffe nun schnell wieder ihr altes Niveau erreichen werden.

Eine Urlaubsankündigung habe ich absichtlich nicht online veröffentlich. Ich wollte vermeiden, dass Einbrecher auf die Idee kommen, das leere Haus auszuräumen (auch wenn es im Übrigen gar nicht leer war). Leider eine reale Gefahr im Internet.

Wie ich hier in Zukunft vorgehen würde, weiß ich noch nicht. Zu dieser Frage kann ich dir jedoch den Artikel Urlaubsplanung für Blogs und Websites von Peer Wandinger empfehlen.

12. Die Rückkehr: das Urlaubsgefühl nicht gleich verbrennen

Nach meinem Urlaub habe ich mich nicht direkt in die Arbeit gestürzt. Ich habe mir auch hier noch zwei freie Tage eingeplant und mich erst am Dienstag offiziell zurück gemeldet. So konnte ich mich akklimatisieren, vorab in Ruhe meine Mails checken und sehen, welche Aufgaben in den kommenden Tagen wichtig sind. Das hat den Einstieg angenehm gemacht und das Urlaubsgefühl ist nicht gleich verpufft.

Urlaubs-Checkliste: Info-Mailing für den Kunden bei der Rückkehr 3

13. Kurzurlaube nutzen

Für das nächste Jahr habe ich mir vorgenommen, wieder verstärkt auf Kurzurlaube zu setzen. Die Wartezeit auf den einen großen Urlaub im Jahr war doch sehr lang. Das Jahr war noch ein Aufbau-Jahr und entsprechend arbeitsintensiv. Denn auch wenn du liebst, was du tust:

Du lebst nicht, um zu arbeiten. Sondern arbeitest, um zu leben.

Es gibt jede Menge Feiertage und Brückentage im Jahr, die auch die Kunden gerne für eine Auszeit nutzen. Hier ist es oftmals kein Problem, sich selbst mal eben ein langes Wochenende zu gönnen. Oder auch mal ein reguläres Wochenende eigenmächtig zu verlängern. Solche kurzen Auszeiten fallen in der Regel niemandem weiter auf und brauchen nicht groß angekündigt zu werden.

Du bist dein eigener Chef: Sei also ruhig großzügig mit dir selbst. Es macht dich langfristig produktiver und erfolgreicher, wenn du ausgeglichen bist und dir deine Energie bewahrst.

Ich hoffe, meine Erfahrungen helfen die, deinen verdienten Urlaub auch als Selbständiger genießen zu können.

Hier ist noch einmal der Download-Link für die Urlaubs-Checkliste:
[Download als Microsoft Excel] / [Download als PDF]

Lass uns die Welt verändern. Aber lass es dir dabei gut gehen!

Unterschrift Matthias Barth

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11 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • guter bericht aber tipp: Ich wollte mir deine excel runterladen. ISt aber nur als zip vorhanden. Konnte ich nicht downloaden, da es unser sicherheitssystem nicht ohne weiteres zulässt. Ich bin erstmalig auf deiner seite, und daher ist sie noch nicht vertrauenswürdig.

    wenn du willst kannst du mir die datei zuschicken. Bitte aber kein newsletter im moment.

    Antworten
    • Danke für den Hinweis! Ich habe die Checkliste nun alternativ noch als PDF hinterlegt, falls auch andere das gleiche Problem haben. Die Excel-Datei schicke ich dir gerne per Mail.
      Liebe Grüße, Matthias

      Antworten
  • Hallo Matthias,

    Danke für die vielen guten Tipps! Besonders die Puffertage davor und danach finde ich wichtig, kenne ich aus eigener Erfahrung. Ich mache 3x im Jahr Flugreisen zu je einer Woche, oder 1,5h Wochen, das erholt auch gut und braucht viel weniger Vor- und Nachbereitungsaufwand . Für deine geplanten Kurzurlaube kann ich dir meinen Kunden empfehlen: https://www.bin-mal-weg.de Gruß Markus

    Antworten
    • Hallo Markus,
      wenn man nicht so weit weg will, ist eine Woche Urlaub wirklich leicht zu realisieren. Ich hoffe aber noch darauf, dass irgendwann das Beamen erfunden wird. 😉
      LG, Matthias

      Antworten
  • Tolle Checkliste, danke dafür!
    Eine kleine Ergänzung hätte ich noch: In der altmodischen Offline-Welt werden gelegentlich ja noch Briefe per Post verschickt. Insbesondere Gerichte, Inkassounternehmen, Finanzbehörden, Patentamt etc. tun so etwas. Manchmal findet sich in diesen Schreiben auch eine Frist. Und wenn es dumm läuft, läuft die Frist vor Urlaubsende ab.

    Wichtig finde ich es deshalb, dafür zu sorgen, dass der Briefkasten geleert wird, dass eine vertrauenswürdige Person die Post öffnen darf und dass sie eine Vollmacht erhält, um unaufschiebbare Dinge zu erledingen (z.B. Einschreiben von der Post abholen).

    Ebenfalls ist es ratsam, gemeinsam mit seinen Kunden zu klären, ob in deren Projekte solche Post ankommen könnte und wie damit während der Urlaubsabwesenheit umzugehen ist.
    Viele Grüße
    Axel

    Antworten
    • Hallo Axel,
      gute Ergänzung, danke! An so etwas hatte ich noch gar nicht gedacht, weil Rechnungen und Co bei mir alles elektronisch ablaufen.
      LG,
      Matthias

      Antworten
  • Super! Ich halte Urlaub für absolut wichtig, wenn die “kreativen Ideen” bleiben sollen. Und davon lebt letztendlich der freelancer.

    Wie war´s denn gewesen?

    Grüße! peter

    Antworten
    • Sehr aufregend! Wir waren ja abseits der touristisch erschlossenen Pfade unterwegs und haben uns tief ins Andenhochland auf bis zu 5.000 Meter Höhe geschraubt. Ein echtes Abenteuer (schon allein die Straßen…).
      Das war zwar körperlich sehr anstrengend, aber großartig um abzuschalten und den den Kopf frei zu bekommen. Rumsitzen mache ich beruflich schon genug.
      Liebe Grüße,
      Matthias

      Antworten
  • Ja, Urlaub ist für Freiberufler oft ein hoffnungsbesetztes Angstwort 😉
    Dieser Beitrag kann die “Urlaubsangst” auf jeden Fall reduzieren helfen,
    auch wenn sich hinterher herausstellt – so wirklich begründet war die Angst doch gar nicht.
    Vielen Dank für diesen Klasse Artikel!
    Für Zugriffe auf Daten aus der Ferne (über Internet) empfehle ich aus positiver Erfahrung eine Personal-Cloud (eigener NAS-Server) zu Hause oder in der Firma.
    Beste Grüße
    Jens

    Antworten
    • Danke! Guter Tipp mit der Personal Cloud. Ich selbst habe mit Dropbox gute Erfahrungen gemacht.
      Liebe Grüße, Matthias

      Antworten

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