Entrepreneurship

Arbeitest du effizient, verschwendest aber effektiv Zeit?

Womit verschwendest du deine Zeit? Arbeitest du effizient und effektiv an der Weiterentwicklung deines Business? Oder verschwendest du viel Zeit für oberflächlich effiziente Tätigkeiten, die dir aber effektiv nicht viel bringen?

Der entscheidende Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Ist das nicht Wortklauberei, zwischen effektiv und effizient zu unterscheiden? Ja ist es. Doch nicht nur der Duden gibt den beiden Begriffen eine andere Bedeutung:

Wer zu effizient arbeitet verschwendet effektiv Zeit

Lass mich den Unterschied erklären:

Effizienz = wirtschaftlich arbeiten

Um Prozesse möglichst effizient zu gestalten, betrachtest du die Dinge im Detail: Du möchtest deine Abläufe so optimieren, dass sie den geringsten Aufwand verursachen. 

Effiziente Fragen lauten:

  • Laufen meine Prozesse reibungslos?
  • Mache ich die Dinge richtig?

Effektivität = zielgerichtet arbeiten

Die Frage nach der Effektivität betrachtet dein Business aus der Vogelperspektive: Du gewichtest  deine Tätigkeiten danach, welche dich am schnellsten zum Ziel führen – und sortierst jene mit geringer Wirkung nach Möglichkeit aus.

Effektive Fragen lauten:

  • Bringt mich diese Maßnahme meinem Ziel näher?
  • Tue ich die richtigen Dinge?

Was ist effizient? Was effektiv?

Zu Beginn ihrer Selbständigkeit starten alle Selbständigen und Unternehmer mit großem Fokus auf die Effektivität. Schließlich gilt es, möglichst schnell Fuß zu fassen und in die Gewinnzone zu kommen. 

Je länger du bereits am Markt bist, desto mehr bestimmen Tätigkeiten und Rituale deinen Alltag, die mitunter sehr effizient gestaltet sind, aber dir effektiv kaum etwas bringen.

Grafik: Komplexität von Unternehmen mit der Zeit
Je älter und komplexer dein Business, desto mehr leidet die Effektivität

Hier ein paar Beispiele:

Beispiel 1: effizientes vs. effektives Online-Marketing:

Dein Online Marketing ist effizient, wenn …

  • deine Social Media Kanäle einem Redaktionsplan folgen 
  • Inhalte zum idealen Zeitpunkt veröffentlich werden 
  • und die Erstellung und Veröffentlichung von Content einem reibungslosen Prozess folgen

Ohne einen eigenen E-Mail-Verteiler ist deine Social Media ist dein Online Marketing möglicherweise effizient – aber nicht effektiv. Denn zur Kundengewinnung ist E-Mail bis heute der umsatzstärkste Kanal im Online-Marketing. Und zwar mit riesigem Abstand!

Beispiel 2: Kundentermine effektiver gestalten

Kundentermine kannst du effizient gestalten, indem du …

  • deinen Kalender optimal taktest 
  • jeweils die jeweils schnellsten Routen wählst
  • Stoßzeiten vermeidest 
  • und deine Verkehrsmittel optimal einsetzt

Effektiv wäre hingegen, den Sinn deiner Termine zu hinterfragen: 

  • Welche Termine sind wirklich erforderlich und zielführend? 
  • Können deine Termine auch als Video-Konferenz abgehalten werden? 
  • Und lassen sich grundlegendes Informationen deinen Kunden auch als Video zur Verfügung stellen, weil du eh jedes mal das selbe erzählst?

Du denkst, das geht in deinem Bereich nicht? 

Für Gründer, die ihre Geschäftsidee und Positionierung ausarbeiten wollen, biete ich seit Jahren so einen kostenlosen Videokurs. Dieser wurde bereits über 2.000 mal angesehen. Stell dir vor, ich hätte all diese Gespräche persönlich geführt?

Für Erstgespräche mit Interessenten für meinen Markenworkshop setze ich ausschließlich auf Video-Konferenzen. Das spart beiden Seiten Zeit und Geld – und wenn die Chemie stimmt, kann man sich danach immer noch persönlich verabreden.

Das funktioniert in fast allen Branchen: Von Hundetraining über IT-Beratung bis hin zu Mindset-Coaching habe ich schon die unglaublichsten Dinge erlebt, die bestens digital funktionieren. Wenn du glaubst, etwas müsse aber in deiner Branche so sein, steckst du wahrscheinlich in der Best-Practice-Falle.

Beispiel 3: Effektiv mehr Wert schaffen

So richtig kompliziert wird es, wenn es um dein Angebot geht. Denn die meisten Selbständigen versuchen, alles für alle zu machen. Eine klare Positionierung mit einem kompakten Angebot für eine ganz bestimmte Zielgruppe haben die wenigsten. 

Das ist weder effizient noch effektiv:

Effizient ist ist diese Vorgehensweise nicht, weil du stets unterschiedliche Projekte mit neuen Herausforderungen bearbeiten musst. Du kannst nicht auf etablierte Prozesse zurückgreifen, kämpfst mit fehlender Erfahrung und musst häufig improvisieren. 

Das hat zwar seinen Reiz, ist aber extrem ineffizient und der Tod für jede Marge. Abgesehen davon leidet dabei oft die Qualität des Ergebnisses. Dabei gibt es 999 Wege zur Positionierung, bei denen Spaß und Abwechslung nicht zu kurz kommen.

Alles für alle anzubieten ist auch nicht effektiv: Gute Kunden fühlen sich von Generalisten selten angesprochen. In Folge kostet dich die Kundengewinnung mehr Energie und Überzeugungsarbeit – wobei du es verstärkt mit Schnäppchenjägern zu tun hast. Für deine Umsatz- und Einkommenszielen bedeutet das nichts Gutes.

Komplexität vernichtet Effektivität

Um dein Business erfolgreich zu gestalten, benötigst du beides: Effizienz und Effektivität. Doch je komplexer dein Geschäft wird und je mehr Aufgaben hinzukommen, desto mehr leidet die Effektivität.

Im Tagesgeschäft fordern so viele Baustellen deine Aufmerksamkeit, dass du ständig mit Mikro-Management beschäftigt bist. Der Blick für das Ganze geht verloren, weil du den ganzen Tag Schlaglöchern stopfst anstatt die ganze Straße neu zu asphaltieren.

Ich nehme mich da nicht aus. Auch ich bleibe oft genug an kleinen Baustellen hängen und verliere den Blick für Straße.

Kommt dir das bekannt vor?

  • Du bist unheimlich effizient darin, die kleinen Posten von deiner To-Do-Liste abzuhaken – aber die großen Brocken bleiben ewig liegen. 
  • Du erstellst tolle Inhalte für deinen Blog und Social Media – und verbringst mehr Zeit mit der Erstellung als mit der effektiven Vermarktung des Contents.
  • Dein Posteingang bestimmt deinen Tagesablauf – nicht die wirklich wichtigen Aufgaben für dein Unternehmen.
  • Zwar gewinnst du immer wieder Kunden – doch dahinter steckt kein effektives System, sondern der Zufall.
  • Du gehst für deine Kunden gerne die Extrameile – doch das ist nicht ausreichend einkalkuliert und frisst deine Marge auf.
  • Du darfst eine wichtige Präsentation halten – und feilst stundenlang an der Gestaltung deiner Powerpoint-Präsentation anstatt an deiner Kernbotschaft und Geschichte.

Fallen dir noch mehr Situationen ein, in denen du dich im Detail verloren hast? Dann freue ich mich, wenn du sie unten in den Kommentaren teilst!

Am Ende zählt nur das Ergebnis

Für uns Selbständige Zeit meist der größte Engpass. Der Tag hat auf diesem Planeten nun einmal nur 24 Stunden und mit denen müssen wir klarkommen. 

Kein Wunder, dass wir viel Wert darauf legen, diese Zeit effizient zu nutzen. Wenn du aber nicht effektiv arbeitest, war die Zeit verschwendet – egal, wie effizient du dabei bist. 

Dein Business hat nur eine Aufgabe: Aus möglichen Kunden glückliche Kunden zu machen.

Als Gegenleistung bezahlen sie dich für diese Transformation.

Die einzig effizienten Tätigkeiten dafür sind:

  1. Die richtigen Kontakte zu generieren
  2. Deine Kontakte in hervorragende Kunden zu verwandeln
  3. Für deine Kunden möglichst großen Mehrwert zu erzielen

Frag dich selbst: 

Welche deiner täglichen Aufgaben trägt wirklich zu diesen Zielen bei? 

Das sind die Aufgaben, die dich effektiv deinem Ziel eines erfolgreichen und erfüllenden Business näher bringen. 

Und wo ist das Nadelöhr, das dich bei diesen Aufgaben bremst?

Das sind die Engstellen, an denen du nicht effizient genug bist. Hier musst effizientere Lösungen finden, um weiter wachsen zu können. 

Ich hoffe, diese Fragen inspirieren dich, effektiv und effizient weiter zu kommen. Denn nur so kannst du mehr Wert für andere schaffen. Viel Erfolg!

Lass uns die Welt verändern!

Unterschrift Matthias Barth

Matthias Barth
Markenentwickler & Designer

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